אישורי הזמנה

תהליך תכנון וארגון חגיגת בר או בת מצווה דורש משאבים אדירים: מחשבה, כסף, אנרגיות, זמן, תיזוזים ועוד. אחרי כל ההשקעה לא נעים להיות מופתעים ולגלות שרבע מהאורחים לא הגיעו כי הם פשוט שכחו. אישור ההזמנה הוא הפתרון האידיאלי

תהליך תכנון וארגון חגיגת בר ובת מצווה דורש משאבים אדירים: מחשבה, כסף, אנרגיות, זמן, תיזוזים ועוד. אחרי כל ההשקעה לא נעים להיות מופתעים ולגלות שרבע מהאורחים לא הגיעו כי הם פשוט שכחו.
העולם משתנה תדיר. הכל משתדרג ומתייעל. כמו תחומים רבים, גם תחום האירועים מציג אפשרויות חדשות, שיהפכו את כל תהליך תכנון האירוע להרבה יותר נעים וקל.

בעבר, הורים וילדי בר ובת מצווה מצאו עצמם מתזזים מדי ערב מבית לבית, כדי לתת הזמנות לאירוע באופן אישי לרב המוזמנים. מאז הודפסו אינספור הזמנות, כשרובן נשלחות בדואר ואפילו במייל.
היום אפשר לשכור את שירותיה של חברת הזמנות ואישורי הזמנה וכך להיות פנויים. מדובר בתחום חדש יחסית, שהולך ומתפתח בתוך סצנת האירועים.

החברות הבודדות שפועלות כיום בתחום יעשו הכל על מנת לטפל בכל נושא ההזמנות מאל"ף ועד ת"ו. כך כל מה שצריך לעשות זה, להכין רשימת מוזמנים ולהעביר לחברה הנבחרת.
השירות מתחיל בעיצוב והדפסת ההזמנות, כמובן שהעיצוב מתבצע בשיתוף בני המשפחה ובר או בת המצווה. רב תפריטי השירותים של החברות השונות כוללים גם חלוקת הזמנות. כך אפשר להיות בטוחים שכל המוזמנים יקבלו את כל ההזמנות ובזמן.

יש חברות שמציעות מספר דרכים למשלוח ההזמנות. הדרך הבנאלית היא משלוח ההזמנה בדואר. דרך קצת יותר אישית היא משלוח על ידי שליח, בתיאום מראש.

ללא ספק, החלק החשוב והמרכזי בכל העניין הוא אישורי הגעה. אחרי שלב אישורי ההזמנה מקבלים רשימה סופית של המוזמנים שאישרו הגעה.
כך אפשר לדעת בדיוק מי מגיע לאירוע, עם סטייה של בין 2 ל-3 אחוז, במקום סטייה של כ-15 אחוז. ביצוע אישורי ההגעה חשוב ביותר, פשוט כי הוא חוסך כסף.

הרי, כך אפשר להימנע מתשלום על מנות נוספות, שיזרקו כי אורחים לא הגיעו.
אם חושבים על ביצוע אישורי הזמנה באופן עצמאי, כדאי לחשוב שוב: יתרון נוסף משמעותי בשכירת שירותיה של חברה כזאת או חיסכון בזמן וכסף של שיחות הטלפון. הרי, מדובר בכמות משמעותית של שיחות שיארכו זמן רב יותר מאלו שיתבצעו על ידי נציג החברה. נציג החברה לא מכיר את האורחים ואיתו השיחה לא תגלוש לעניינים אישיים ונושאים אחרים, מה שעשוי לקרות אם מבצעים את השיחות באופן עצמאי.

עוד עניין חשוב, הוא העובדה שנציג החברה מבצע את שיחות הטלפון לאישור ההגעה. כך המוזמנים יהיו כנים יותר, ולא ירגישו אי נעימות לומר אם הם לא מגיעים. כך נמנעת סטייה ברשימת המוזמנים שאישרו הגעה. 

רב החברות שמעניקות שירותי אישור הגעה, מאפשרות אישורים מסוגים נוספים אחרים, למשל, רשימת כמות המנות הצמחוניות, מנות הגלאט כשר או מנות הילדים שצריך להזמין מהקייטרינג.
ברב החברות השירות כולל גם תזכורת למוזמנים יומיים או שלושה לפני האירוע. התזכורת יכולה להתבצע בשיחת טלפון אישית או במשלוח הודעת טקסט לטלפון הסלולרי. בטוח שאנשים שיעיזו לשכוח לא יוכלו לתרץ.

בין הנקודות אליהן מומלץ להתייחס בבחירת נותני השירות גם מספר הניסיונות שכל חברה מקציבה לאישור ההזמנה. ישנן חברות שלא מגבילות את כמות הניסיונות וישנן שמבצעות עד שלושה ניסיונות. מומלץ להתעקש על מספר ניסיונות בלתי מוגבל, רק כדי לקבל כמה שיותר אישורי הגעה ולממש את הפוטנציאל המלא של כל המהלך. אולם לבת מצווה בפתח תקווה

חשוב לשים לב גם לתסריט השיחה, אותה ינהל נציג החברה עם המוזמנים, ולוודא שהשאלות רלוונטיות ומקיפות את כל המידע הרצוי.

עוד שירות שאפשר לקחת בחשבון, למרות שהוא אינו חובה ורלוונטי רק אם מתחשק להיות מנומסים מאפשר לומר תודה לאורחים שהגיעו אחרי האירוע.
גם כאן המסר יכול לעבור בשיחה אישית או באמצעות הודעת טקסט לטלפון הסלולרי.

השירות הופך משמעותי במיוחד בתקופה העמוסה של תכנון האירוע. כך שמעבר לענייני הטרנד, האופנה, הרושם והיוקרה, מדובר במישהו זר שמבצע את המשימה, באופן מאורגן ומסודר, שחוסך טרדות מיותרות.
ולשורה התחתונה: המחיר. רוב החברות מתמחרות כל שירות לפי כמות המוזמנים. העסקה הסופית מותאמת באופן אישי, כשהיא כוללת את השירותים הרצויים. מדובר בשקלים בודדים למוזמן לכל שירות נוסף שמכניסים לעסקה.